云南交通职业技术学院基本建设类档案

管理办法

为规范学院基建部门档案管理，有效保护及使用档案，以便更好地为学院各项工作服务，根据《国家档案行业标准—建设项目档案管理规范》、《工业和信息化部直属单位固定资产投资项目档案验收办法》、《城市建设档案管理条例》及《云南交通职业技术学院档案管理办法》等管理规定，制定本办法。

第一章 总则

第一条 本规范适用于学院新建、改扩建、维修等建设工程项目的档案管理。本规范所指的建设工程档案是指学校新建、改扩建以及维修项目建设过程中，按照项目建设程序形成的、反映工程建设真实情况的文字、图表、声像等形式的工程文件。

第二条 工程文件应与工程建设进度同步形成。建设工程档案要求真实准确、系统完整、分类及时、规范管理。

第二章 建设工程档案的内容和分类

第三条 建设工程文件包括前期资料、工程实体资料和竣工验收资料等。

前期资料指工程开工以前在立项、报建、工程采购、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件资料。

工程实体资料指反映施工（建筑、安装）过程和项目真实面貌的文件资料，主要由施工文件（含签证、变更、认质认价单、材料确认单等）、竣工图和监理文件等组成。

竣工验收资料指项目竣工后试运行中以及竣工验收过程中形成的文件资料。

1. 根据资料的性质进行分类,存放于不同的资料盒中,并在资料盒外贴上具体分类标签。

    

第三章 建设工程档案的收集、整理和移交

第五条 职责分工

根据我校基建项目管理现有相关职能部门进行如下职责分工：

1.招投标组：负责招投标、预算、结算资料以及合同资料的收集和管理工作，项目工程结算审计后一式两份移交学院基建部门。

2.工程管理部：根据项目进展，督促相关参建单位提交及时、规范、完整的工程资料（监理列会、材料进场、阶段性验收等关键环节形成的资料以及报建报验相关资料与工程实体资料和项目设计图纸、答疑纪要、设计变更等设计成果文件的资料）并做好工程资料的收集和管理工作，项目工程结算审计后一式两份移交学院基建部门。

3.收发部：负责收集、管理项目所产生的一切联系文件与项目立项文件和政府文件，项目工程结算审计后一式两份移交学院基建部门。

第六条 在项目施工阶段，项目实行总承包的，总包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案；与建设单位有合同关系的分包单位应将形成的工程文件整理、立卷后及时移交建设单位。建设项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、整理、立卷其承包项目的工程文件。

第七条 建设工程档案应真实、准确和完整，经项目总监理工程师、项目经理签字盖章（必须是公章）确认后，由承包单位移交学院基建部门与昆明市城建档案馆，并按照要求向基建部门资料室移交相关资料。

第八条 工程监理资料应真实、准确和完整（与城建档案馆要求一致并要求提交监理日志）由监理工程师签字盖章（必须是公章）确认后，经学院基建部门资料室备案后移交上级档案管理中心。

第九条 部门档案人员应确保建设工程文件的形成、来源符合实际，签章手续完备（包括日期）；在工程地基与基础、主体、设备安装、竣工等关键验收环节中督促承包单位及时移交资料，并在竣工验收后协助基建部门资料室完成建设工程档案移交。

第十条 按照《昆明市城市建设档案管理条例》、《云南省建筑工程施工质量验收技术资料管理整编规定和指南》（若有新的管理规定出台，则按新规定执行）及相关规定整理。

第十一条 建设工程文件要求字迹清楚、图样清晰、图表整洁，签字认可手续完备；需永久、长期保存的文件仅允许使用黑色碳素笔书写、绘制（页码部分可用铅笔书写除外）；复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像应清晰牢固；长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。

第四章 基建部门档案管理工作制度

第十二条 档案管理制度

1．各种档案按类别要求，由相关责任人整理，按有关规定装订并一式两份移交至学院基建部门资料室统一保管。

2．各种档案的文字（档案入库、借出、销毁等记录）书写，必须用黑色碳素笔书写，禁用其它笔书写。

3．档案一般不外借，确因工作而需要借阅档案时，均应按照有关要求进行借阅。

4．档案要做到安全保管，定期检查，积极创造档案保管条件，做到防盗、防火、防潮、防尘、防失密，保持经常通风。

5．基建部门资料室内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆物品，严禁使用电器。

第十三条 基建档案归档制度

1.归档范围和保管期限

(1)从工程项目建议书开始到工程竣工决算为止的所有与工程有关的，具有保存价值的文字、资料、图纸、图标、声像等载体的文件材料，均属归档范围。

(2)基建资料室档案的保管期限根据其保存利用价值分为永久和定期。凡对基建资料室有长远保存利用价值的档案列为永久，对在一定时间范围内有利用价值的档案列为定期。

(3)经确定需销毁的档案，由档案管理员编制销毁档案清单，经基建部门责任人及有关人员批准后销毁，并保留销毁的档案清单。

2.归档时间

实行年度归档制度：按高校档案管理办法等相关规定，基建类档案应当在项目完成后三个月内进行归档。

3.归档要求

(1)归档的文件必须系统、齐全、完整。

(2)建设工程文件要求字迹清楚、图样清晰、图表整洁，签字认可手续完备；归档的文件仅允许使用黑色碳素笔书写、绘制（页码部分可用铅笔书写除外）；复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像应清晰牢固；长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。

第十四条 档案安全保密制度

1.为确保建设工程档案资料安全，资料室实行封闭式管理制度，专人负责。

2.严格遵守党和国家的有关保密制度加强管理，防止丢失、泄密。

3.严格遵守保密制度及借阅规定，确保档案资料安全，不得擅自扩大使用范围。

4.查阅档案，一般应在资料室内进行查阅，需要摘抄或复制的文件资料，必须办理审批手续。  

第十五条 档案查阅借阅制度

1.因工作需要查阅档案资料的，应按照规定办理查阅手续，如需复印、扫描相关资料的，可在办理登记手续后复印、扫描。

2.因工作需要借出档案资料的，借阅方需事先向资料管理员说明借出事由，预约借出时间并按照规定并办理资料借出登记手续，明确归还期限。逾期后确需继续留存借用档案资料的，可以登记办理延期。

3.外单位查阅档案时，必须持有介绍信，注明查阅人的姓名、政治面貌及查阅内容或范围。

4.查阅档案资料时，档案员需进行登记，经部门负责人批准、办理审批手续后，方可查阅。

5.凡查阅档案者，一般不准将档案带出资料室，如需要借出时，必须经部门负责人批准；查阅者必须按规定查阅，与查阅内容无关的文字材料不准随意翻阅、摘抄。

6.查阅档案者要爱护案卷，不得将案卷拆毁、拆页、勾抹、圈点，严防污染档案；查阅时不得吸烟；也不得将案卷转借他人或带回家中。

7.借出的案卷一般不能超过七天，如延期使用，需补办延期手续。

8.借出或还回的案卷，必须严格履行登记、注销和检查手续，当面点清，如发现差错，及时追究责任，并采取补救措施。

第十六条 档案人员岗位职责

基建部门档案管理人员应服从部门工作安排，接受上级部门的指导，按时、按质、按量地完成本岗位工作任务及有关领导交办的其他任务的同时督促各科室有关人员做好文件材料的形成、积累、整理、归档工作。

1.接收：接收资料时，须按归档要求认真验收，并办理交接登记手续。

2.分类、整理：及时对接收的资料按一定的分类原则、使用统一的分类标准进行分类、编目；用排列序号、加盖档号章、装订的方法进行整理。

3.录入：对已经分类、整理后的资料要及时录入，装盒存架、妥善保管。

4.存放：存放时应按从上至下，从左到右顺序，以便于管理和查阅。

5.移交档案：工程项目竣工后，应及时搜集、校核、整理竣工资料，按要求组卷、编目、装订成册，一式两份及时移交上级档案管理中心。

6.定期核查：定期对部门内自存的档案资料进行检查、核对，对应交而未交的资料（特别是后期的竣工报告等资料）及时追回；对破损或载体变质的档案，及时进行修补、复制。

第六章 附则

第十七条 本规范由基建管理与维修中心负责解释。